Các công việc cần làm khi chuyển văn phòng là rất nhiều. Khi bạn xác định được những công việc chính sẽ giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng hơn. Chuyển nhà đã khó chuyển văn phòng lại càng khó hơn. Bởi văn phòng là nơi cả một tập thể, một tổ chức hoạt động để cùng nhau phát triển. Nên làm sao để việc chuyển văn phòng diễn ra thuận tiện nhất là điều không hề dễ. Vì vậy trong bài viết này sẽ tổng hợp tất cả các việc cần làm khi chuyển văn phòng mà chúng ta cần phải lưu ý.
Danh sách công việc cần làm khi chuyển văn phòng
1. Lập kế hoạch chuyển văn phòng
Đầu tiên bạn phải xác định được địa điểm đặt thuê văn phòng mới. Để mọi công việc diễn ra thuận lợi bạn cần có khâu chuẩn bị cực kỳ chi tiết, việc chuyển văn phòng mới cũng vậy. Chuẩn bị một kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng những công việc cần làm.
Phân việc để nhân viên trợ giúp và suy nghĩ trước những khó khăn có thể gặp phải trong quá trình chuyển dọn để có cách xử lý tốt nhất.
Một số việc bạn bắt buộc phải có trong kế hoạch như:
- Thiết kế và trang trí nội thất.
- Thay đổi đăng ký kinh doanh.
- Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng.
- Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan.
- Di chuyển điện thoại internet.
2. Chọn lựa thời gian chuyển văn phòng
Bạn cần phải trao đổi và thống nhất với lãnh đạo về thời gian chuyển văn phòng. Ưu tiên lựa chọn khoảng thời gian cuối tuần để tránh ảnh hưởng đến công việc, hoặc chuyển vào ngày làm việc thường ngày thì bạn cần sắp xếp sao cho không ảnh hưởng tới việc kinh doanh của công ty. Bên cạnh đó nếu công ty bạn coi trọng yếu tố phong thủy thì cần chú ý đến việc này.
3. Chuẩn bị sẵn sàng vật dụng hỗ trợ
Trong các công việc cần làm khi chuyển văn phòng thì việc chuẩn bị này đòi hỏi sự tỉ mỉ cao. Vì thế bạn nên ưu tiên sắp xếp một bạn nữ lên danh sách tất cả vật dụng hỗ trợ trước.
Đặc biệt thùng carton là vật dụng không thể thiếu khi bạn có kế hoạch chuyển văn phòng, một vật dụng hiệu quả cho việc sắp xếp đồ đạc để vận chuyển. Bạn cần chuẩn bị số lượng thùng carton đủ cho từng nhân viên, phòng ban. Bạn cũng nên chuẩn bị thêm băng keo và mút xốp để có thể đóng thùng hộp dễ dàng hơn.
4. Chuẩn bị chi phí cho việc chuyển văn phòng
Sau khi bạn đã làm các công việc cần làm khi chuyển văn phòng bên trên bạn hãy ước chừng khoảng chi phí cần thiết để chuẩn bị trước. Bạn có thể tham khảo giá từ 3 đến 5 đơn vị vận chuyển uy tín để tìm cho mình một lựa chọn chi phí tốt nhất.
