Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể nói là một trong những từ khóa được khá nhiều người tìm kiếm. Có lẽ bởi vì những năm gần đây, các công ty dù lớn hay nhỏ đều ít nhất có một lần tổ chức sự kiện ví dụ như tiệc year – end – party,…. Những công ty lớn hơn thì thường xuyên có những buổi tổ chức sự kiện để giới thiệu, ra mắt sản phẩm mới của công ty.
Nhưng các công ty ấy lại không có một đội ngũ có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và thường hay gặp sai sót khi sự kiện diễn ra. Sau đây chính là 10 bước lập kế hoạch để tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất mà top10tphcm tâm đắc nhất sau quá trình đúc kết, tích lũy.
10 bước lập kế hoạch cơ bản để tổ chức một buổi sự kiện hoàn hảo nhất:
1. Mục tiêu mà công ty bạn nhắm đến khi tổ chức sự kiện
Điều đầu tiên khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện mà bạn cần xác định chính là công ty bạn muốn tổ chức một sự kiện về vấn đề gì? Đây là một buổi họp mặt cổ đông, lễ ra mắt sản phẩm mới, hay là một buổi tiệc ăn mừng công ty đạt thành tích mới. Mỗi một loại hình thức khác nhau sẽ có mục tiêu khác nhau mà ban lãnh đạo muốn truyền tải. Trong đó bao gồm mục tiêu vô hình và mục tiêu hữu hình
- Mục tiêu vô hình là các giá trị về mặt cảm xúc, tinh thần mà sự kiện mang lại. Ví dụ như các chương trình ca nhạc sẽ mang tới khán giả sự giải trí, tinh thần phấn chấn. Hay các buổi ra mắt sản phẩm thì giá trị mang lại cho khách hàng đó chính là sự hiểu biết,…
- Mục tiêu hữu hình là những giá trị mang lại trực tiếp tác động tới cho người khác. Ví dụ như những món quà mà ban giám đốc dành tặng cho nhân viên xuất sắc,…
Để xác định mục tiêu của buổi sự kiện, điều mà bạn cần quan tâm đó chính là khách mời tham gia sự kiện là ai, tại sao ban giám đốc lại tổ chức sự kiện vào thời điểm này, khách mời sẽ đạt được điều gì khi tham gia sự kiện của công ty bạn? Từ đó bạn sẽ xác định được mục tiêu của buổi sự kiện và sẽ biết được bước tiếp theo bạn nên làm gì.
2. Tập hợp nhân lực để tham gia tổ chức sự kiện
Nếu công ty bạn có một phòng ban chuyên tổ chức các buổi sự kiện thì thật tuyệt vời, mọi thứ chắc chắn sẽ ít có sự cố xảy ra. Ngược lại, nếu công ty bạn lại không có phòng sự kiện thì điều tiên quyết khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện đó chính là tìm kiếm những đồng nghiệp sẵn sàng tham gia và hỗ trợ bạn trong quá trình từ trước khi sự kiện diễn ra cho đến lúc sự kiện hoàn thành.
Điều quan trọng nhất cần lưu ý chính là có thể các thành viên trong nhóm bạn không thạo việc nhưng người trưởng nhóm sự kiện phải là người có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và có khả năng phân chia, sắp xếp công việc phù hợp với quỹ thời gian vốn có của mọi người.
Một số công việc mà người làm sự kiện cần thực hiện như:
- Tìm và xác định được địa điểm tổ chức sự kiện
- Mời diễn giả, MC, PG, PB,…
- Các bên thi công hội trường, sân khấu, trang trí,…
- Truyền thông về sự kiện
- Gửi thư mời cho khách hàng
- Tìm nhà tài trợ
- Tuyển nhân sự, cộng tác viên cho ngày sự kiện diễn ra
- …
Lưu ý cho bạn chính là phải xác định được chính xác số lượng khách mời tham gia trong buổi sự kiện để có công tác chuẩn bị kế hoạch tổ chức sự kiện về địa điểm, hội trường cho phù hợp, tránh dẫn tới việc lượng khách tới đông nhưng hội trường không đủ chỗ. Và bạn nên gửi thư mời cho khách hàng từ 1 – 2 tuần trước khi sự kiện diễn ra để khi có những điều chỉnh phát sinh, bạn còn thông báo kịp thời cho khách hàng.
3. Phải xác định được chính xác ngày diễn ra sự kiện
Các buổi sự kiện dù lớn hay nhỏ đều cần có thời gian để chuẩn bị và lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất. Ví dụ như các sự kiện nhỏ thì cần từ 2 – 3 tháng để chuẩn bị, các sự kiện lớn thì cần nhiều thời gian hơn, từ 4 – 6 tháng, thậm chí cả năm để có thể tổ chức.
Nên ưu tiên hàng đầu là bạn phải xác nhận thông tin chính xác từ cấp trên về thời gian diễn ra sự kiện, để từ đó bạn và đội của bạn mới nắm được chính xác mình cần bao lâu để thực hiện kế hoạch, thông qua đó việc bạn phân chia công việc cũng dễ dàng và linh hoạt hơn.
4. Chủ đề của buổi sự kiện
Đây chính là yếu tố đầu tiên mà khách hàng quan tâm và quyết định có tham gia sự kiện của bạn hay không. Tại sao họ phải chú tâm tới sự kiện của công ty bạn nếu chủ đề được đề cập trong thư mời không làm họ thấy hứng thú? Hơn nữa, việc chọn một chủ đề hấp dẫn sẽ giúp bạn định hướng được việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện phù hợp sao cho hiệu quả trong việc truyền thông và quảng bá sự kiện như thế nào.
Một trong những cách để có chủ đề hấp dẫn chính là đặt câu slogan phù hợp với nội dung của chương trình, một câu khẩu hiệu có vần điệu để khách hàng nhớ tới sự kiện của bạn, ví dụ như: Marketing – sáng tạo và đổi mới, vừa nêu bật được nội dung của sự kiên, vừa giúp khách hàng dễ nhớ đến.
5. Kế hoạch tổng thể cho sự kiện
Sau khi bạn đã nắm được tất cả thông tin ở bốn bước trên, thì đây là lúc bạn bắt đầu lập kế hoạch tổ chức sự kiện tổng thể với các công việc bạn cần thực hiện, phân chia công việc cho các thành viên trong nhóm.
Trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện, những công việc nhất định phải có chính là:
- Địa điểm, danh sách đồ hậu cần, liên hệ các bên liên quan (xin giấy phép tổ chức,…)
- Mời diễn giả, thuê PG, PB,…
- Các tiết mục giải trí, văn nghệ trong buổi sự kiện
- Quảng bá về sự kiện trên các phương tiện truyền thông
- Dự trù về chi phí cần có cho sự kiện
- Đơn vị tài trợ, đối tác
- Tìm kiếm nhân sự, cộng tác viên cho ngày sự kiện
6. Tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ với nhà tài trợ
Nếu sự kiện của công ty bạn là tiệc ăn mừng, tiệc tất niên thì tất cả nguồn tài chính đều đến từ chính bản thân công ty. Nhưng nếu bạn tổ chức một buổi sự kiện về quảng bá sản phẩm hay các chương trình về âm nhạc, giải trí thì kinh phí đến từ chính các nhà tài trợ, đối tác. Nên một trong những công việc bạn phải làm đó chính là quản lý nhà tài trợ để tránh việc thiếu hụt ngân sách.
7. Liên hệ với bên thi công để có công tác chuẩn bị
Khi bạn đã có một bản kế hoạch tổ chức sự kiện rõ ràng, nguồn ngân sách được đảm bảo thì công việc tiếp theo bạn cần phải làm chính liên hệ với các bên thứ ba để thi chuẩn bị cho sự kiện. Ví dụ như bạn cần liên hệ với bên in ấn để in tài liệu, cần bên dựng sân khấu, màn hình LED, backdrop,…Tùy vào từng buổi sự kiện khác nhau mà công việc cần hoàn thành sẽ khác nhau.
8.“Chạy thử”
Trước ngày diễn ra sự kiện khoảng 2 – 3 ngày, bạn nên có một buổi “chạy thử” xem tất cả các công tác chuẩn bị đã ổn hết chưa. Buổi “chạy thử” này là buổi để bạn rà soát lại xem có những công đoạn nào chuẩn bị chưa tốt cần thay đổi lại, bạn nên dự đoán trước những sự việc đột xuất có thể xảy ra để có kế hoạch chuẩn bị trước. Ví dụ như nếu trong lúc MC đang nói mà micro bị tắt giữa chừng thì phải làm gì?
9.Tiến hành tổ chức sự kiện
Thời điểm sự kiện diễn ra chính là lúc bạn biết được là trong suốt quá trình chuẩn bị, các quy trình bạn đưa ra có chính xác hay không. Khi sự kiện diễn ra, bạn vẫn cần thực hiện giám sát, điều chỉnh nhân lực và giải quyết, xử lý các sự cố phát sinh diễn ra. Một đội tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất là một đội có phản ứng nhanh nhạy và linh hoạt khi có sự cố.
10. Sau sự kiện
Sự kiện dù thành công hay không thì khi chương trình kết thúc, bạn cần có một cuộc khảo sát nhỏ với những khách mời tham gia, đánh giá xem buổi sự kiện có điểm gì tốt và chưa tốt. Từ đó, bạn rút ra được kinh nghiệm cho bản thân và có thể lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho những lần sau.
Tóm lại, đây chính là 10 bước lập kế hoạch để tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất. Thông qua bài viết này, chắc hẳn bạn đã có cái nhìn sắc nét hơn về cách thức tổ chức một buổi sự kiện là như thế nào, mong rằng bạn sẽ tổ chức một buổi sự kiện thành công tốt đẹp.
