Mẫu thông báo chuyển văn phòng có cần thiết hay không? Chuyển văn phòng công ty là một nhiệm vụ quan trọng đòi hỏi phải có các những công tác chuẩn bị và lập kế hoạch cẩn thận. Vì bạn sẽ có rất nhiều việc phải làm đồng thời, bao gồm thuê văn phòng, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, lên kế hoạch chuyển văn phòng cho nhân viên, sắp xếp thời gian chuyển văn phòng, thuê dịch vụ hỗ trợ vận chuyển. Nhưng đừng để bị phân tâm và không thông báo cho người tiêu dùng và các đối tác kinh doanh về địa chỉ mới của công ty và vị trí của các công ty bạn.
Một tháng hoặc lâu hơn trước khi chuyển văn phòng theo lịch trình, thông báo về việc thay đổi địa chỉ văn phòng phải được gửi đi. Điều này giúp khách hàng của bạn tránh mất bất ngờ và có những chuẩn bị, sửa đổi cần thiết trong quá trình giao dịch. Vì vậy Top10tphcm sẽ chia sẻ đến bạn mẫu thông báo chuyển văn phòng mới nhất hiện nay.
Những điều cần chú ý đến mẫu thông báo chuyển văn phòng
1. Nội dung của mẫu thông báo chuyển văn phòng làm việc
Sau khi kết thúc một cuộc họp hoặc một email được gửi đến mọi nhân viên để thông báo cho họ về việc chuyển nơi làm việc. Thì điều không nên bỏ qua là bạn cần gửi thông báo cho những đối tác và khách hàng của mình
Thông tin cơ bản sau đây thường có trong mẫu thông báo chuyển văn phòng:
- Lý do về việc di dời văn phòng là cần thiết để cải thiện điều kiện làm việc, tăng sự thoải mái cho khách hàng khi giao dịch, mở rộng không gian làm việc,…
- Tên quốc gia, khẩu hiệu, quốc huy và thông tin cơ bản của công ty có thể được đưa vào văn bản thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng, tùy thuộc vào mức độ hình thức mong muốn
- Thông tin bổ sung của công ty, chẳng hạn như trang web, thông báo thay đổi địa chỉ email và số điện thoại
- Bắt đầu làm việc tại văn phòng mới vào thời gian nào?
- Với sự hợp tác và sử dụng hàng hóa và dịch vụ của đại lý của khách hàng và đối tác, công ty nên gửi một lời cảm ơn đến họ để biểu hiện lòng thành và sự tri ân
- Thông báo về địa chỉ cũ chính xác của văn phòng và địa chỉ mới mà bạn muốn chuyển đến
2. Về hình thức của mẫu thông báo chuyển văn phòng công ty gửi khách hàng
Bạn có thể tạo một biểu mẫu công văn – ký tên và đóng dấu hoặc soạn một bức thư một cách ngắn gọn, dễ hiểu và hiệu quả. Hoặc bạn có thể kết hợp cả hai cùng một lúc.
Nói cách khác, tùy thuộc vào con đường mà công ty bạn đang đi, nội dung và phong cách của mẫu thông báo chuyển văn phòng có thể được thay đổi khi cần thiết (theo hướng năng động trẻ trung hoặc nghiêm túc truyền thống).
Sau khi thông báo chuyển văn phòng công ty với đối tác đã được hoàn tất. Ngoài ra, bạn phải thông báo với Cục Thuế về việc chuyển cơ quan, nộp thông báo chính thức về việc thay đổi địa chỉ kê khai thuế và tìm hiểu mẫu thông báo thay đổi địa chỉ phát hành hóa đơn không thể nhầm lẫn.
3. Các kênh thông báo
- Gọi điện thoại thông báo trực tiếp
- Gửi email đến từng khách hàng riêng. Đặc biệt là khách hàng thân thiết
- Đăng thông báo trên website của công ty (có thể kèm theo thiết kế banner,…)
- Gửi thông báo đi kèm với những văn kiện hay hợp đồng,…
- Đăng lên các trang mạng xã hội (như fanpage Facebook, Instagram, Zalo,…)
- Dán thông báo ở văn phòng công ty nơi mọi người có thể nhìn thấy
Mẫu thông báo chuyển văn phòng công ty
Để biết thông tin của công ty bạn sau khi chuyển văn phòng, sau đây là một số ví dụ về thông báo chuyển văn phòng:
Một số chú ý khác khi chuyển văn phòng công ty
- Đừng quên cập nhật hồ sơ hành chính và website của công ty với địa điểm mới (hợp đồng, giao dịch, …)
- Thực hiện theo đúng quy trình pháp lý về việc thông báo chuyển văn phòng của công ty
- Sử dụng các phương thức giao nhận, chuyển tiếp và các phương thức khác, thông báo về việc chuyển văn phòng của công ty
- Top10tphcm khuyên bạn nên sử dụng các dịch vụ chuyển văn phòng nếu cơ quan có nhiều thiết bị và đồ đạc lớn, nặng(như hệ thống máy tính, bàn ghế văn phòng, máy in, máy photocopy, két sắt lớn, v.v.). Để đảm bảo tốc độ và an toàn, hãy sử dụng phòng trọn gói
- Đảm bảo đóng gói đồ dùng văn phòng của bạn một cách hiệu quả để chúng có thể được sắp xếp dễ dàng khi họ đến văn phòng mới
- Chú ý cách trình bày của mẫu thông báo chuyển văn phòng (Cần đúng chính tả, gọn gàng, lịch sự,…)
Bài viết trên đã đưa ra cho bạn mẫu thông báo chuyển văn phòng để hỗ trợ bạn có được một văn bản thông báo hoàn chỉnh. Hy vọng những thông tin trên của Top10tphcm sẽ giúp bạn chuyển văn phòng thuận lợi và suôn sẻ nhất.
