Bài viết này sẽ hướng dẫn cách lập kế hoạch chuyển văn phòng một cách khoa học và nhanh chóng. Sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức. Một bản kế hoạch chuyển văn phòng đầy đủ, chi tiết chính là điều bạn cần. Bạn hãy dành thời gian chuẩn bị bản kế hoạch này ngay khi có quyết định về việc di dời nơi làm việc. Khi có danh sách công việc cùng với timeline cụ thể, bạn sẽ biết được chuyển văn phòng cần làm gì trước, việc gì làm sau, cần chuẩn bị những gì.
Cách lập kế hoạch chuyển văn phòng từng bước
Bước 1: Hoàn tất thủ tục ở văn phòng cũ và chọn văn phòng mới
Lựa chọn, tìm kiếm văn phòng mới phù hợp: con số văn phòng cho thuê tại nước ta, đặc biệt ở Hà Nội và Sài Gòn là vô cùng lớn. Tuy nhiên để tìm được văn phòng cho thuê phù hợp với yêu cầu và ngân sách của doanh nghiệp là không hề đơn giản. Việc này đôi khi phải kéo dài trong vài tháng.
Thực hiện các thủ tục chuyển văn phòng công ty: nếu đã chọn được địa chỉ văn phòng mới thì bạn cần tiến hành các thủ tục hành chính như: khai báo, đăng ký lại với cơ quan thuế, phòng đăng ký kinh doanh và làm lại con dấu.
Bước 2: Lập bản kế hoạch chi tiết
- Phân công nhiệm vụ rõ ràng: việc cực kỳ quan trọng trong cách lập kế hoạch chuyển văn phòng là phân công nhiệm vụ để tránh trường hợp ỷ lại và trốn tránh trách nhiệm. Cần một người đứng đầu nhận toàn bộ thông tin và chia nhỏ, rõ ràng từng việc cho mọi người.
- Lên timeline cho từng việc: khi có thời gian cụ thể, mọi người sẽ chủ động hơn trong công việc mình được phân công. Điều này cũng giúp họ ý thức được trách nhiệm của mình trọng việc chuyển văn phòng.
- Chọn ngày chuyển phòng: bạn nên ưu tiên chuyển văn phòng vào những ngày cuối tuần hoặc ngày nghỉ, ngày lễ để tránh việc gián đoạn công việc. Nếu doanh nghiệp của bạn xem trọng yếu tố phong thủy thì bạn nên tham khảo thêm về việc này.
- Thanh lý đồ cũ: Với các đồ đạc không còn thực sự cần thiết, hãy tiến hành thanh lý như bàn ghế,thiết bị và máy móc đã hư.
- Thông báo ngừng hoặc chuyển đổi các dịch vụ: bạn hãy liên hệ với các đơn vị đang cung cấp dịch vụ cho công ty của mình để thông báo về chuyển địa chỉ văn phòng: Ngừng hợp đồng hoặc chuyển địa chỉ sử dụng.
- Lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng: chuyển văn phòng là một việc lớn và quan trọng. Vì vậy bạn hãy tìm kiếm đơn vị chuyển dọn có thương hiệu, kinh nghiệm lâu năm cùng với quy trình, chính sách rõ ràng. Bạn nên tìm khoảng 3-5 đơn vị để so sánh rồi đưa ra lựa chọn.
Đây là cách lập kế hoạch chuyển văn phòng đơn giản và hiệu quả. Khi có trong tay một bản kế hoạch cụ thể, chi tiết sẽ giúp bạn tự tin hơn rất nhiều.
